1. Macam-macam bukti transaksi
Setiap kegiatan dalam perusahaan yang bersifat keuangan harus dicatat dan dilaporkan. Pencatatan tersebut sebaiknya di dasarkan pada dokumen sumber atau bukti transaksi keuangan yang disebut sumber pencatatan. Bukti transaksi dapat dibedakan sesuai dengan kejadiannya, transaksi yang terjadi di perusahaan terdiri dari transaksi internal, dan transaksi yang terjadi dengan pihak di luar perusahaan adalah transaksi eksternal. Kedua transaksi ini secara otomatis dapat mengubah posisi aset, liabilitas dan ekuitas pada perusahaan. Perubahan ini yang akan mempengaruhi keseimbangan dalam persamaan dasar akuntansi.
Dokumen sumber yang merupakan bukti pencatatan dapat dibedakan menjadi dua , sebagai berikut :
a. Bukti pencatatan intern atau transaksi internal adalah bukti pencatatan yang dibuat perusahaan untuk kepentingan perusahaan sendiri dan tidak berhubungan dengan pihak luar perusahaan , dan biasanya berbentuk memo. Misalnya :
- Penyusutan aset tetap
- Pemakaian bahan baku
- Pemakaian perlengkapan
b. Bukti pencatatan ekstern atau transaksi eksternal adalah bukti pencatatan yang terjadi antara perusahaan dengan pihak di luar perusahaan. Misalnya :
- Faktur
- Nota
- Kuitansi
Untuk lebih jelasnya, di bawah ini diuraikan tentang macam-macam bukti transaksi yang sering digunakan dalam proses pencatatan akuntansi.
1) Kwitansi
Adalah tanda bukti pembayaran yang dibuat dan ditanda tangani oleh pihak penerima uang. Pada jumlah tertentu kuitansi harus dilampiri materai sesuai dengan peraturan yang berlaku. Contoh kwitansi
2) Nota
Nota atau nota kontan adalah bukti penjualan atau pembelian tunai. Contoh nota
3) Cek (Cheque)
Adalah perintah yang diterima dari pihak lain sebagai alat untuk melakukan pembayaran melalui bank. Contoh Cek
4) Faktur
Adalah bukti transaksi untuk pembelian dan penjualan kredit yang dibuat pihak penjual kepada pihak pembeli. Pembeli akan menerima faktur asli sebagai bukti pencatatannya, sedangkan penjual akan menerima faktur tembusan sebagai bukti pencatatannya. Contoh Faktur
5) Nota Debit
Adalah nota yang yang berisikan dokumen transaksi sebagai permintaan pengurangan harga kepada pihak penjual atau bukti yang berisi informasi yang menyatakan tentang pengiriman kembali barang yang tidak sesuai dengan pesanan (rusak). Contoh Nota Debit
6) Nota Kredit
Adalah bukti transaksi penerimaan barang yang telah dijual atau pengambilan barang. Nota kredit yang dikeluarkan oleh penjual ini berfungsi sebagai alat persetujuan dari penjual atas permohonan pengurangan harga yang diminta oleh pembeli karena barang yang diterima mengalami kerusakan atau tidak sesuai dengan apa yang dipesan oleh pembeli. Contoh Nota Kredit
7) Memo/Memorial
Adalah bukti yang dibuat toleh pimpinan perusahaan atau pihak yang diberi wewenang untuk bagian akuntansi atau urusan akuntansi.
2. Pengertian Akun/Rekening
Akun atau rekening adalah suatu alat yang digunakan untuk mencatat transaksi- transaksi keuangan yang bersangkutan dengan aset, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban . Akun atau rekening memberikan informasi tentang operasional perusahaan setiap hari, sehingga dapat diketahui besarnya perubahan aset, liabilitas, ekuitas, pendapatan, dan beban.
Jumlah akun yang perlu diadakan dalam pembukuan suatu perusahaan tergantung pada kebutuhan, kumpulan akun yang digunakan suatu perusahaan disebut buku besar atau ledger.
3. Klasifikasi Akun/Rekening
Pada dasarnya akun atau rekening diklasifikasikan menjadi dua, yaitu akun riil (posisi keuangan) dan akun nominal (laba-rugi).
a. Akun Riil ( Posisi Keuangan) adalah akun yang pada akhir periode dilaporkan dalam laporan posisi keuangan. Akun ini meliputi akun aset, liabilitas, dan ekuitas (modal).
1) Rekening Aset (Harta)
Harta perusahaan yang terdapat dalam akun meliputi aset lancar atau harta lancar, investasi jangka panjang, aset tetap atau harta tetap, dan aktiva/harta tidak berwujud.
a). Aset Lancar ( Current Asset) yaitu aset yang mudah dicairkan dan habis dipakai dalam satu periode akuntansi.
Contoh : kas, piutang usaha,piutang wesel, surat berharga, perlengkapan, asuransi dibayar di muka, sewa dibayar di muka, dan lain-lain.
b) Investasi jangka panjang (Long Terms Investment) adalah investasi yang dilakukan perusahaan dalam jangka waktu lebih dari satu tahun.
Contoh : investasi saham dan investasi obligasi
c) Aset tetap (fixed asset) adalah aset berwujud yang digunakan untuk operasi perusahaan dan mempunyai masa manfaat satu tahun atau lebih.
Contoh : Tanah atau hak atas tanah, bangunan, mesin, peralatan , kendaraan.
d) Aset tidak berwujud (intangible asset) adalah aset yang berupa hak-hak istimewa yang dapat menguntungkan perusahaan.
Contoh : Goodwill, hak paten, hak cipta, dsb.
2) Rekening Liabilitas (utang)
Dikelompokan menjadi utang lancar dan utang jangka panjang.
a) Liabilitas lancar (current liability) adalah liabilitas yang harus dilunasi dalam jangka waktu kurang dari 1 tahun.
Contoh : utang usaha, utang wesel, utang gaji, pendapatan dterima di muka, beban yang terutang.
b) Liabilitas jangka panjang (long term liability) adalah liabilitas kepada pihak lain ayau kreditur yang harus dilunasi dalam jangka waktu lebih dari 1 tahun.
Contoh : utang obligasi, utang hipotik, utang bank, KIK, KMKP.
3) Rekening Ekuitas (modal ) adalah bagian hak pemilik terhadap kekyaan perusahaan,
yaitu selisih antara aset dikurangi dengan liabilitas.
4. Kode Akun Atau Rekening
Pemberian nomor kode akun dalam pencatatan transaksi keuangan sangat diperlukan. Kegunaannya adalah :
1) Menyediakan identifikasi ringkas
2) Mempermudah pencarian rekening yang diinginkan
3) Mempermudah pencatatan dan penyimpanan data
4) Mempermudsh untuk melakukan proses selanjutnya
Penyusunan nomor kode akun harus disesuiakan dengan kebutuhan unit usaha (perusahaan) yang bersangkutan. Pemberian nomor kode akun dalam suatu perusahaan dapat dilakukan dengan empat cara, yaitu :
a. Sistem Numerial (Numerical)
Yaitu sistem pemberian nomor kode akun dengan menggunakan angka. Penyusunananya sebagai berikut :
b. Sistem Desimal
Adalah pemberian kode akun dengan menggunakan dasarangka sepuluh digit, yaitu angka 0 sampai dengan 9.
c. Sistem Mnemonic
Adalah pemberian kode dengan menggunakan huruf .
Contoh:
d. Sistem Kombinasi Huruf dan Angka
Pada sistem ini setiap akun diberi kode dengan menggunakan huruf dan angka.
